VSPS

fier partenaire de

Dean & Fils Inc.
Questions fréquentes


Quel est le coût du logiciel VSPS incluant les mises à jour?

Peut-on faire les payes d'un employé de construction au Québec (règles de la CCQ)? Si oui, comment?

Est-il permis d'installer le logiciel sur plusieurs ordinateurs?

Mon courriel est un "Hotmail". Comment faire pour enregistrer le fichier Names-19.CLE?

Comment installer VSPS 2019 dans un autre ordinateur et avoir le fichier clé et toutes les données de payes?

Comment peut-on se procurer le logiciel VSPS?

Depuis combien de temps le logiciel VSPS existe-t-il?

Il s'agit de la première utilisation de VSPS pour mon entreprise. J'ai installé le logiciel et enregistré le fichier de contrôle NAMES-19.CLE dans le répertoire de VSPS. Par conséquent, il ne me reste qu'à créer la base de données de cette entreprise. Comment dois-je procéder?

J'ai utilisé VSPS en 2018, à la fin de l'année 2018, comment faire pour créer la base de données de 2019?

J'ai constaté que le logiciel contient une fonction d'aide mais est-ce-qu'il y a également un manuel d'instructions?

Lors de la suppression (désinstallation) du logiciel VSPS, est-ce que les données de payes sont effacées?

Si je dois réinstaller VSPS ou installer une mise à jour, est-ce que les données de payes seront effacées?

Que faire lors de l'embauche d'un nouvel employé?

Comment doit-on procéder lorsqu'il faut modifier le salaire ou le taux de vacances d'un employé?

Comment traiter un montant de congé payé (par exemple, le congé de Noël)?

Nous devrons bientôt verser les vacances annuelles à nos employés. Comment déterminer ces montants et quelle est la façon de procéder avec VSPS?

Que faire pour corriger une paye?

Comment procéder si j'ai oublié de faire la paye d'un employé dans une période antérieure?

Que faire lorsqu'un employé quitte définitivement?

Comment procéder pour l'impression des feuillets T4 et du Sommaire T4?

Comment procéder pour l'impression des feuillets Relevé 1 et du Sommaire 1?

Quelle est la meilleure façon pour faire une copie de sauvegarde des données de payes?



Quel est le coût du logiciel VSPS incluant les mises à jour?

Le nombre d'employés n'a pas d'incidence sur le prix de la licence. Autrement dit, il n'y a aucune limite pour le nombre d'employés permis.

Le prix dépend plutôt du nombre d'entreprises. Par exemple, dans le cas d'une licence pour une seule entreprise, les frais du logiciel VSPS sont de 174 $ par année. Ce montant est payable lors de l'acquisition du logiciel. Ceci inclut une heure gratuite de soutien, ce qui est normalement suffisant pour l'année. Rappelons que contrairement à la plupart des logiciels, vous êtes en droit d'installer VSPS dans tous vos ordinateurs (bureau, portable, résidence, etc).

Les mises à jour durant l'année sont gratuites. Par exemple, pour l'année 2018, il y a eu 7 mises à jour (changements et/ou améliorations du logiciel).

Veuillez noter qu'à chaque année, vers la fin du mois de décembre, une nouvelle version du logiciel VSPS est disponible pour traiter les paies de l'année suivante. C'est à partir de ce moment que le client qui veut continuer d'utiliser VSPS doit payer de nouveau 174 $ (dans le cas d'une licence pour une seule entreprise). Il peut alors installer et utiliser le nouveau logiciel VSPS. Encore une fois, la nouvelle licence donne droit à une heure gratuite de soutien.

En ce qui concerne les changements de retenues à la source, au début de chaque année, les gouvernements effectuent des modifications. De plus, très souvent, d'autres changements sont effectifs à partir du 1er juillet (mais pas nécessairement pour toutes les provinces). De toute façon, s'il y a des changements dans les retenues à la source au cours de l'année (le plus souvent, pour le 1er juillet), il y a une mise à jour du logiciel VSPS qui est disponible sur notre site web dans le menu "Téléchargement". Les clients peuvent alors télécharger gratuitement cette mise à jour (comme toutes les autres mises à jour de l'année pour laquelle ils ont acquis la licence de VSPS d'ailleurs).

Enfin, pour connaître le prix des autres licences offertes pour le logiciel VSPS, veuillez consulter le bon de commande (accessible à partir du menu).

Retour au haut de la page



Peut-on faire les payes d'un employé de construction au Québec (règles de la CCQ)? Si oui, comment?

Oui et VSPS produit les données nécessaires pour remplir le rapport mensuel CCQ.

Pour de plus amples informations, veuillez consulter le chapitre 16 du manuel d'utilisation. D'ailleurs, pour faciliter la compréhension, on y retrouve plusieurs illustrations. Ce manuel est disponible sur le présent site web.

Retour au haut de la page



Est-il permis d'installer le logiciel sur plusieurs ordinateurs?

Oui. En fait, vous êtes en droit d'installer le logiciel VSPS sur le nombre d'ordinateurs que vous désirez. Cependant, lorsque vous faites l'acquisition du logiciel VSPS 2019, vous avez droit de faire les payes de 2019 seulement pour les entreprises pour lesquelles vous avez acheté la licence de 2019.

Le contrôle des entreprises autorisées est fait par l'utilisation du fichier NAMES-19.CLE. Il s'agit d'un fichier codé que nous vous faisons parvenir par courriel et que vous devez enregistrer dans le répertoire d'installation du logiciel VSPS (par défaut, C:\VSPS 2019).

Ainsi, lors du démarrage du logiciel, vous ne pouvez ouvrir que le fichier d'une entreprise autorisée, c'est-à-dire pour laquelle nous avons inscrit le nom codé à l'intérieur du fichier NAMES-19.CLE. Chaque client possède un fichier NAMES-19.CLE qui lui est propre. A noter que ce fichier peut contenir plusieurs noms d'entreprises autorisées.

Retour au haut de la page



Mon courriel est un "Hotmail". Comment faire pour enregistrer le fichier Names-19.CLE?

Une façon simple est d'accéder à votre courriel Hotmail en utilisant Internet Explorer (ou Edge si vous avez Windows 10). Rappelons que Edge est le nouveau navigateur internet de Windows remplaçant Internet Explorer depuis Windows 10.

Il suffit de cliquer sur un des liens suivants pour visionner une vidéo expliquant comment procéder.

Pour visionner la vidéo expliquant comment sauver le fichier Name avec Internet Explorer, cliquez sur le lien suivant:  Hotmail-avec-InternetExplorer.mp4

Pour visionner la vidéo expliquant comment sauver le fichier Name avec Edge, cliquez sur le lien suivant:  Hotmail-avec-Edge.mp4

Si vous avez Windows XP ou Vista et que vous ne pouvez pas visualiser une vidéo de format mp4 (le présent format), vous pouvez télécharger et installer VLC Media Player. Ce logiciel est gratuit. Par la suite, il faudra configurer Windows pour toujours utiliser VLS Media Player pour lire un fichier de type mp4. Pour ce faire, il faut tout d'abord accéder à la présente section du site avec Internet Explorer. Ensuite, il faut mettre le curseur de la souris au dessus de l'un des présents fichiers mp4, cliquer avec le bouton de droite, cliquer sur "Enregistrer la cible sous" ("Save target as" si anglais) et choisir un emplacement pour enregistrer le fichier mp4. Après, il faut démarrer l'Explorateur de Windows, cliquer sur le fichier mp4 avec le bouton de droite, choisir "Ouvrir avec" et sélectionner VLC Media Player. Vous pouvez indiquer de toujours utiliser VLC Media Player pour ce genre de fichier.

Pour télécharger et installer VLC Media Player, cliquez sur le lien suivant:  videolan.org

Retour au haut de la page



Comment installer VSPS 2019 dans un autre ordinateur et avoir le fichier clé et toutes les données de payes?

* Pour ce faire, il est à conseiller d'utiliser l'Explorateur Windows (pour plus de détails, voir les notes ci-dessous).

Il y a 3 étapes qu'il faut effectuer dans l'ordre:

1- Il faut copier le répertoire (la chemise jaune) VSPS 2019 sur une clé USB (ou tout autre support externe).

2- Ensuite, il faut mettre la clé USB dans l'autre ordinateur et copier sur le disque C le répertoire VSPS 2019 qui se trouve sur la clé USB. Attention, il faut seulement sélectionner le disque C (soit la racine) et non pas un répertoire du disque C.

3- Finalement, il faut installer la version complète de VSPS 2019 à partir de notre site web.

Notes

* Après l'installation, comme il s'agira de la première fois que VSPS est utilisé dans cet ordinateur, il n'y aura que l'icône Ouvrir qui sera disponible. Donc, il faudra cliquer sur Ouvrir, cliquer sur le nom de l'entreprise dans la zone Fichier et cliquer sur le bouton Continuer.

Explorateur Windows

L'Explorateur Windows permet de voir le contenu de l'ordinateur et de faire toutes sortes d'opérations (rechercher, copier, coller, renommer, etc). Cet utilitaire est inclus dans n'importe quel système d'exploitation Windows. Pour y accéder (sauf si vous avez Windows 8 ou 10), il suffit de cliquer successivement sur:

Démarrer -> Programmes (ou Tous les programmes) -> Accessoires -> Explorateur Windows

A noter que depuis Windows 7, il y a un raccourci sur le bureau pour l'Explorateur Windows (chemise jaune au bas de l'écran à gauche).

Une fois dans l'Explorateur Windows, il faut tout d'abord cliquer sur Ordinateur (ou Poste de travail si Windows XP). Ceci se trouve dans la partie de gauche de l'écran. Le but est de voir le disque C ainsi que les autres unités de disques. Par la suite, on peut naviguer jusqu'à l'endroit désiré.

Par exemple, pour copier un répertoire, il suffit de positionner la souris au dessus de ce répertoire, de cliquer une fois sur le bouton de droite de la souris et de sélectionner dans le menu Copier. Ensuite, il faut cliquer sur la cible, soit l'emplacement où l'on désire mettre une copie (par exemple, sur une clé USB). Finalement, il s'agit de positionner la souris au dessus de cette cible, de cliquer sur le bouton de droite de la souris et de sélectionner dans le menu Coller.

Retour au haut de la page



Comment peut-on se procurer le logiciel VSPS?

VSPS n'est pas vendu en magasin. Il n'est disponible qu'à partir du présent site web et ce, par téléchargement seulement. Pour en faire l'acquisition, il s'agit de remplir le bon de commande (en sélectionnant, dans le menu, "Prix et bon de commande"). Si vous payez par carte de crédit, vous pouvez nous faire parvenir votre bon de commande par télécopieur au (819) 847-4051 ou encore par courriel (vsps.info@gmail.com). Si vous préférez, vous pouvez également nous l'envoyer par la poste en payant par chèque ou par carte de crédit.

Sur réception de votre paiement, nous vous ferons parvenir, par courriel, votre facture et les instructions d'installation ainsi que votre fichier NAMES-19.CLE, soit le fichier codé contenant le(s) nom(s) de votre(vos) entreprise(s) autorisée(s).

En ce qui concerne le logiciel, vous devez le télécharger en sélectionnant, dans le menu, "VSPS (logiciel complet)" dans la section "Téléchargement".

Retour au haut de la page



Depuis combien de temps le logiciel VSPS existe-t-il?

L'année 2019 marque la 17ème année d'existence de VSPS. Cependant, il n'est disponible sur le marché que depuis 2006. En effet, de 2003 à 2005, une dizaine d'entreprises ont été sélectionnées pour utiliser VSPS dans le but de le faire évoluer et de le tester adéquatement.

D'ailleurs, ces années ont non seulement permis d'atteindre la stabilité désirée mais également de s'assurer que le logiciel réponde bien aux besoins des entreprises en ce qui a trait à la facilité d'utilisation et à la flexibilité requise.

C'est pourquoi VSPS est maintenant tellement simple à utiliser que même des personnes, sans aucune expérience de paye, peuvent facilement l'utiliser.

Retour au haut de la page



Il s'agit de la première utilisation de VSPS pour mon entreprise. J'ai installé le logiciel et enregistré le fichier de contrôle NAMES-19.CLE dans le répertoire de VSPS. Par conséquent, il ne me reste qu'à créer la base de données de cette entreprise. Comment dois-je procéder?

Pour ce faire, dans l'écran principal du logiciel VSPS, vous devez sélectionner "Ouvrir". Une fois rendu dans l'écran de sélection du fichier, il suffit de choisir le nom de l'entreprise et de cliquer sur le bouton "Créer nouveau fichier".

A noter que les données de payes sont sauvegardées dans une base de données qui porte l'extension ".DL7". Ce fichier est créé par VSPS et son nom est composé du nom de l'entreprise suivi de 19.DL7. Par exemple, si l'entreprise s'appelle "Ma compagnie Inc.", le nom de la base de données sera alors "Ma compagnie Inc.19.DL7".

Enfin, voici les étapes à suivre pour être en mesure de faire votre première paye:

- Inscrire les informations sur l'entreprise (chapitre 6 du manuel)

- Remplir le dossier des employés (chapitre 7 du manuel)

- S'il y a lieu, inscrire les données dans l'historique (chapitre 8 du manuel)

- Faire la configuration de l'impression des chèques et des talons (chapitre 9 du manuel)

- Si vous désirez exporter des écritures comptables, inscrire les comptes du grand-livre (chapitre 12 du manuel)

Le manuel d'utilisation de VSPS se trouve dans le sous-répertoire "Doc" du répertoire d'installation du logiciel VSPS (par défaut, C:\VSPS 2019). Ce manuel est également disponible sur le présent site web.

Retour au haut de la page



J'ai utilisé VSPS en 2018, à la fin de l'année 2018, comment faire pour créer la base de données de 2019?

Il faut se servir de la fonction "Créer une base de données pour la prochaine année (conversion)" dans le menu "Base de données" de l'écran principal de VSPS 2018. Cette fonction sert à créer une nouvelle base de données tout en transférant les informations requises pour les payes de la prochaine année (informations sur l'entreprise, dossiers des employés, configuration pour l'impression des chèques, soldes de vacances à payer, comptes de grand-livre, etc).

Notons que logiciel transfère dans la nouvelle base de données les informations de tous les employés sauf ceux pour qui on a indiqué qu'ils ont terminé dans le dossier des employés (icône "Employés" de l'écran principal du logiciel). Les seuls employés que l'on devrait laisser à "Terminé Oui" sont ceux dont on a la certitude qu'ils ne reviendront jamais. Autrement dit, s'il y a la moindre possibilité qu'un employé puisse revenir un jour, il est conseillé de mettre "Terminé Non". De toute façon, rappelons que dans VSPS de la prochaine année, il s'agit de mettre dans le dossier d'un employé inactif "Terminé Oui" pour ne pas l'afficher dans l'écran de payes. Si jamais il revient travailler, il suffira de mettre "Terminé Non".

Évidemment, il est très important d'effectuer cette procédure qu'après avoir reporté la dernière paye de l'année dans la base de données (bouton "Reporter" de l'écran de paye). Cette fonction n'est autorisée que vers la mi-décembre. En fait, il faut installer la mise à jour de VSPS permettant cette conversion, soit la version habituellement disponible à la mi-décembre. En effet, ce n'est qu'à ce moment que nous sommes en mesure de savoir la structure de base de données qui sera nécessaire pour la prochaine année. Rappelons, que les mises à jour du logiciel VSPS pour l'année courante sont gratuites. D'ailleurs, il demeure toujours préférable de visiter régulièrement le site web pour s'assurer d'utiliser la version la plus récente.

Notons que la création d'une nouvelle base de données pour l'année suivante n'affecte aucunement la base de données de l'année courante car il s'agit de la création d'un nouveau fichier distinct. De plus, vous pouvez effectuer cette opération autant fois que vous le désirez (par exemple, suite à des changements dans la base de données de payes de l'année courante) car le logiciel vous demande à chaque fois si vous désirez remplacer le nouveau fichier.

Par défaut, le nouveau fichier de 2019 est sauvegardé dans le répertoire c:\VSPS 2019 mais il est possible d'utiliser un autre répertoire.

Le nom de la nouvelle base de données de payes de 2019 est toujours le nom de l'entreprise suivi de "19.DL7". Par exemple, si l'entreprise s'appelle "Ma compagnie Inc.", le nom de la base de données de payes pour l'année 2019 sera alors "Ma compagnie Inc.19.DL7".

Lorsque vous ferez l'achat de votre nouvelle licence pour l'année 2019, nous vous ferons parvenir un nouveau fichier de contrôle portant le nom de NAMES-19.CLE. Ce dernier est un fichier codé contenant le nom de vos entreprises autorisées pour l'utilisation de VSPS 2019. Vous devrez alors installer VSPS 2019.

Ensuite, il faudra enregistrer NAMES-19.CLE dans le répertoire d'installation du logiciel VSPS 2019 (par défaut, C:\VSPS 2019).

Retour au haut de la page



J'ai constaté que le logiciel contient une fonction d'aide mais est-ce-qu'il y a également un manuel d'instructions?

Oui. Lors de l'installation du logiciel VSPS, le manuel est sauvegardé dans le sous-répertoire "Doc" du répertoire d'installation du logiciel VSPS (par défaut, C:\VSPS 2019). Il s'agit d'un fichier de format Acrobat (pdf). Si vous le désirez, vous pouvez imprimer ce livre. Enfin, si vous n'avez pas encore installé VSPS, vous pouvez toujours télécharger le manuel en sélectionnant, dans le menu du présent site web, "Manuel d'utilisateur" dans la section "Téléchargement".

Retour au haut de la page



Lors de la suppression (désinstallation) du logiciel VSPS, est-ce que les données de payes sont effacées?

Non. La procédure de suppression de VSPS n'efface pas vos bases de données de payes (fichiers avec l'extension ".DL7") ni votre fichier NAMES-19.CLE. Ainsi, si vous voulez installer VSPS dans un autre ordinateur, vous devez copier ces fichiers dans le répertoire d'installation de VSPS du nouvel ordinateur.

Cependant, pour ne prendre aucun risque, il est tout de même recommandé de faire une copie de sauvegarde du répertoire de VSPS (par défaut, C:\VSPS 2019) avant de procéder à la suppression du logiciel. A remarquer que le répertoire de VSPS contient aussi des sous-répertoires dans lesquels le logiciel sauvegarde d'autres fichiers (par exemple, les fichiers d'écritures comptables).

Retour au haut de la page



Si je dois réinstaller VSPS ou installer une mise à jour, est-ce que les données de payes seront effacées?

Non. Dans ces circonstances, vos bases de données de payes (fichiers avec l'extension ".DL7") ne sont pas effaçéees, ni votre fichier NAMES-19.CLE.

Cependant, pour ne prendre aucun risque, il est tout de même recommandé de faire une copie de sauvegarde du répertoire de VSPS (par défaut, C:\VSPS 2019) avant cette procédure. A remarquer que le répertoire de VSPS contient aussi des sous-répertoires dans lesquels le logiciel sauvegarde d'autres fichiers (par exemple, les fichiers d'écritures comptables).

Retour au haut de la page



Que faire lors de l'embauche d'un nouvel employé?

Lors de l'arrivée d'un nouvel employé, il faut créer un nouveau dossier. Pour ce faire, on doit sélectionner, dans la fenêtre principale du logiciel, l'icône "Employés". Une fois dans cet écran, il suffit de cliquer sur le bouton "Nouvel employé" et d'inscrire les informations relatives à cet employé.

Vous remarquerez qu'il y a plusieurs onglets ("Info de base","Revenus","Avantages","Déduct.", etc), chacun étant une section du dossier des employés.

Il est toujours préférable de prendre le temps de réviser les informations inscrites, en particulier, le nom, la date de naissance et le numéro d'assurance sociale. De plus, il ne faut pas oublier d'inscrire le taux de vacances.

Pour de plus amples informations sur le dossier des employés, veuillez consulter le chapitre 7 du manuel d'utilisation.

Retour au haut de la page



Comment doit-on procéder lorsqu'il faut modifier le salaire ou le taux de vacances d'un employé?

Dans le dossier des employés, il faut tout d'abord cliquer sur l'onglet "Revenus". Dans cet écran, on y retrouve la rémunération effective au début de l'année. Or, lors d'un changement de la rémunération, il ne faut pas modifier le salaire fixe ou le taux horaire dans cet écran. Il faut plutôt cliquer sur le bouton "Changements" pour l'inscrire dans l'annexe du dossier des employés.

Dans cette annexe, lorsque l'on inscrit un changement du taux horaire ou du salaire fixe, il faut indiquer à partir de quelle date cette modification prend effet. Il est important de noter, qu'avec VSPS, il faut toujours procéder selon les dates de chèques.

Par exemple, si un employé reçoit une augmentation de salaire à partir du 1er juin, il faut inscrire la date du chèque de la paye qui inclut la date du 1er juin. Ainsi, une modification du taux horaire ou du salaire fixe sera toujours effective à partir du début d'une période de paye.

Pour simplifier la détermination de la date à inscrire, le bouton "Dates de payes" permet de consulter toutes les dates de début et de fin des périodes de payes ainsi que les dates de chèques.

Si jamais une augmentation de salaire ne survient pas dès le début d'une période de paye, on peut procéder de différentes façons. Prenons le cas suivant. Durant une période de paye, un employé a travaillé 16 heures à 15.00 $ et 24 heures selon son nouveau taux horaire, soit 16.00 $. Pour calculer cette paye, la manière la plus simple est d'inscrire un montant de 24.00 $ dans la colonne "Autres revenus 1" de l'écran de paye et d'enregistrer l'augmentation de salaire comme étant effective à partir de la date de chèque de la prochaine paye. Une autre façon de faire serait d'employer un taux horaire moyen (15.60 $). Enfin, on pourrait aussi se servir de Taux 1 et Taux 2.

Pour ce qui est du pourcentage de taux de vacances d'un employé, dans le dossier des employés, une case est prévue pour entrer un changement de taux. Il est important de noter qu'il ne faut jamais inscrire le nouveau taux de vacances dans le Taux 1 car ce dernier est celui qui est effectif au début de l'année. Tel qu'indiqué, il faut plutôt l'inscrire dans le Taux 2 de vacances et inscrire la date de chèque de la période de paye où ce taux entre en vigueur.

Retour au haut de la page



Comment traiter un montant de congé payé (par exemple, le congé de Noël)?

Au Canada, un travailleur a droit à certains congés payés (Jour de l'an, Noël, Pâques, etc). Par exemple, au Québec, selon la Commission des normes du travail (www.cnt.gouv.qc.ca), habituellement, la compensation à payer à un employé est de 1/20 de son salaire gagné au cours des quatre semaines de paye précédant la semaine du congé, sans tenir compte des heures supplémentaires.

Toutefois, il est essentiel de consulter les lois et les normes en vigueur dans votre province pour vous assurer de calculer correctement les montants de congé à payer.

Avec le logiciel VSPS, pour calculer l'indemnité à payer pour un congé férié, dans l'écran principal, il s'agit de cliquer sur l'icône "Rapports" et de sélectionner "Liste d'un nombre de payes d'un employé avant une date (peut servir pour le calcul d'un congé)". Pour plus d'informations sur ce rapport, veuillez consulter le manuel de VSPS.

Par ailleurs, lorsque l'on verse un tel montant à un employé, on peut procéder de différentes façons.

Si l'employé est rémunéré selon un taux horaire et que vous utilisez les feuilles de temps du logiciel VSPS, vous pouvez inscrire le nombre d'heures payées pour ce congé dans la colonne "Ajustement d'heures" de la feuille de temps et inscrire une note dans la colonne suivante.

Cependant, certains employeurs préfèrent plutôt que ce genre de versement soit affiché de façon distincte dans les rapports de payes. Pour ce faire, il s'agit alors de calculer le montant brut à payer pour ce congé et de l'inscrire dans la colonne "Autres revenus 1" de l'écran de paye. Ensuite, il est préférable d'inscrire une description dans la colonne "Notes" de l'écran de paye (ex : "8 heures payées pour Pâques"). Avec cette méthode, il est important de ne pas oublier de modifier la colonne "Heures assur. pour A.E." pour inclure le nombre d'heures attribuables pour ce congé. Dans ces circonstances, une étoile rouge est affichée pour indiquer qu'il s'agit d'une entrée directe.

Retour au haut de la page



Nous devrons bientôt verser les vacances annuelles à nos employés. Comment déterminer ces montants et quelle est la façon de procéder avec VSPS?

Normalement, un employé a droit à des vacances à chaque année. Au Québec, ce droit s'acquiert pendant une période de 12 mois consécutifs. Celle-ci, appelée "année de référence", est déterminée par l'employeur ou, à défaut, par la Loi sur les normes du travail. Dans ce dernier cas, elle s'étend du 1er mai au 30 avril. La durée des congés annuels et le montant de l'indemnité varient selon le service continu du salarié par rapport à l'année de référence de l'entreprise. Avant le début de son congé, le salarié doit recevoir son indemnité de congés annuels. Ce montant doit être équivalant à 4 % (ou 6 % ou 8 % selon les années de service continu) du salaire brut gagné au cours de l'année de référence.

Évidemment, pour vous assurer de calculer correctement les montants à verser pour les vacances annuelles ainsi que la durée de ces vacances, il est primordial de consulter les lois et les normes en vigueur dans votre province. Par exemple, au Québec, vous pouvez consulter le site web de la Commission des normes du travail (www.cnt.gouv.qc.ca).

Avec le logiciel VSPS, pour établir les montants de vacances annuelles à payer, il faut tout d'abord cliquer sur l'icône "Rapports". Dans l'écran de sélection du rapport, il faut choisir "Vacances à payer à une date quelconque pour des employés sélectionnés" et cliquer sur l'onglet "Critères de sélection".

Dans cet écran, une fois que l'on a sélectionné les employés désirés, il faut cliquer sur "Intervalle selon des dates de chèques" et inscrire la date de chèque de la période de paye qui inclut la date de fin de l'année de référence de l'entreprise.

Rappelons que pour simplifier la détermination de la date à inscrire, le bouton "Dates de payes" permet de consulter toutes les dates de début et de fin des périodes de payes ainsi que les dates de chèques.

Après avoir cliqué sur le bouton "Continuer", le logiciel affiche le montant de vacances annuelles à payer à chaque employé. Il faut alors imprimer ce rapport car ces montants seront ceux à inscrire dans l'écran de paye lors du versement des payes de vacances.

Il arrive parfois qu'un employé désire savoir comment a été déterminé son montant de vacances annuelles. VSPS permet de répondre facilement à ce genre de question. Il s'agit de sélectionner le rapport "Détail des vacances à payer pour un employé". Pour plus d'informations, veuillez consulter le chapitre 13 du manuel.

Dans l'écran de paye, lorsque l'on verse des vacances à un employé, il est très important d'inscrire ce montant dans la colonne "Vacances payées" de façon à ce que le logiciel puisse soustraire ce montant dans l'établissement du solde de vacances à payer à cet employé.

Par ailleurs, lorsque l'on verse un montant pour des vacances annuelles, surtout s'il s'agit d'un montant versé en plus de la paye régulière, les montants d'impôts à payer sont évidemment plus élevés par rapport à une paye normale. Pour réduire l'impact fiscal, dans ces circonstances, le logiciel offre une option pour établir les montants d'impôts en prenant en considération que la rémunération est reçue pour plus d'une période de paye.

Prenons l'exemple suivant: Un employé fait 800 $ par semaine et la période de paye est hebdomadaire. Il a 2,200 $ de vacances accumulées. Il a droit à 2 semaines de vacances. Il décide de prendre ses vacances et de se faire verser le solde de vacances accumulées. Si on lui verse ce montant avec sa paye normale, sa rémunération pour cette semaine sera alors de 3,000 $. Pour éviter de calculer des impôts sur un salaire hebdomadaire de 3,000 $, le logiciel offre une option pour calculer les impôts à prélever d'une autre façon, soit selon la rémunération moyenne. Dans cet exemple, selon cette méthode, l'impôt serait plutôt de 3 fois l'impôt calculé sur un salaire de 1,000 $ par semaine, soit 3,000 $ pour 3 semaines (une semaine travaillée et 2 semaines en vacances sans rémunération). Il faut noter qu'avec cette méthode, les impôts prélevés représentent un montant moins élevé par rapport à la méthode normale.

Retour au haut de la page



Que faire pour corriger une paye?

Si la correction doit être effectuée dans la période courante de paye, il suffit simplement de cliquer sur l'icône "Paye" et de faire les changements désirés. Il ne faut surtout pas oublier de cliquer sur le bouton "Reporter" pour sauver les modifications dans la base de données. Rappelons que vous pouvez reporter les données autant de fois que vous le désirez. A chaque fois, toutes les données de cette période de paye sont ainsi mises à jour.

Suite à ces corrections, on peut évidemment émettre de nouveaux chèques et imprimer les rapports de payes (rapport sommaire, détail des revenus, etc). De plus, s'il y a lieu, il faut créer le fichier d'écritures comptables. Si des écritures avaient déjà été inscrites dans votre système comptable pour cette période de paye, il faut alors renverser ce lot d'écritures. Pour connaître la façon de procéder, veuillez consulter le chapitre 11 du manuel.

Par ailleurs, si jamais vous aimeriez corriger une paye d'une période antérieure, la procédure est quelque peu différente. En effet, il faut plutôt sélectionner, dans la fenêtre principale du logiciel, l'icône "Rapports". Ensuite, il s'agit de choisir "Payes antérieures par période avec possibilité de correction de paye" et cliquer sur le bouton "Continuer". Dans l'écran des payes antérieures, c'est-à-dire celles qui furent reportées dans la base de données, pour se positionner sur la période de paye désirée, il faut cliquer sur la barre de défilement du numéro de période.

La prochaine étape consiste à cliquer dans la case de la colonne "Sélect." de chaque employé dont la paye doit être modifiée. En cliquant sur le bouton "Éditer", l'écran de paye est affiché et ne contient que les informations des employés sélectionnés. On peut alors apporter les modifications désirées et même imprimer de nouveaux chèques. Rappelons, qu'une fois les modifications terminées, il ne faut surtout pas oublier de cliquer sur le bouton "Reporter" de l'écran de paye pour sauver les changements dans la base de données.

Suite au report, il est important de quitter l'écran de paye et de retourner dans le rapport de payes antérieures pour imprimer les nouveaux rapports de paye et s'il y a lieu, créer un nouveau fichier d'écritures comptables. Encore une fois, si des écritures avaient été inscrites dans votre système comptable pour cette période de paye, il faut renverser ce lot d'écritures. Pour connaître la façon de procéder, veuillez consulter le chapitre 11 du manuel.

Finalement, si vous avez omis de faire la paye d'un employé dans une période qui précède la période de paye courante, ce genre de correction ne peut pas s'effectuer à partir du rapport de payes antérieures. Dans ce cas, veuillez consulter la prochaine section "Comment procéder si j'ai oublié de faire la paye d'un employé dans une période antérieure?".

Retour au haut de la page



Comment procéder si j'ai oublié de faire la paye d'un employé dans une période antérieure?

Il faut noter que VSPS ne sauvegarde pas les payes dont le solde est nul (paye nette de 0 $). Ainsi, si vous avez omis de faire la paye d'un employé dans une période antérieure à la période courante, vous ne pouvez pas vous servir du rapport "Payes antérieures par période avec possibilité de correction de paye" car aucune paye ne fut reportée pour l'employé omis.

Dans ces circonstances, il faut plutôt cliquer sur l'icône "Paye". Normalement, les données de la paye de la période courante sont affichées. Si vous ne l'aviez pas encore fait, il faut cliquer sur le bouton "Reporter" pour sauvegarder les données de la paye courante.

Par la suite, il est très important de cliquer sur le bouton "Effacer" pour avoir une feuille de travail vierge. Si vous utilisez les feuilles de temps, des heures sont peut-être affichées. Si c'est le cas, pour tous les employés sauf celui omis, veuillez inscrire 0 à chaque endroit où il y a des heures (une étoile rouge indiquera la présence de l'entrée directe). En fait, il faut que la paye nette de chacun des autres employés soit égale à zéro.

Ensuite, dans le haut de l'écran, il faut cliquer sur la barre de défilement jusqu'à ce que la période de paye antérieure désirée soit affichée. A chaque clic, on peut remarquer la date de début et la date de fin de la période de paye. Une fois positionné sur la bonne période de paye, il s'agit de cliquer sur le bouton "Confirmer" (qui n'est visible que lors d'un changement de période).

Bien que tous les employés soit affichés à l'écran, il ne faut faire la paye que de l'employé qui avait été oublié auparavant.

Une fois terminée, il faut cliquer sur le bouton "Reporter" pour sauver cette paye dans la base de données. Comme vous aviez déjà reporté les payes de d'autres employés, un message sera affiché pour chacun des autres employés ayant une paye pour cette période. Ce message vous indiquera que vous aviez déjà reporté une paye pour ... (nom de l'employé) mais cet employé n'a présentement pas de paye à l'écran. Il vous sera alors demandé si vous désirez effacer les données de cet employé qui avaient été reportées. Pour chacun des messages semblables, il faut absolument cliquer sur " NON " (ne veut pas effacer aucune paye).

Finalement, il faut quitter l'écran de paye et retourner dans le rapport de payes antérieures pour imprimer les nouveaux rapports de paye et s'il y a lieu, créer un nouveau fichier d'écritures comptables. Si des écritures avaient été inscrites dans votre système comptable pour cette période de paye, il faut renverser ce lot d'écritures. Pour connaître la façon de procéder, veuillez consulter le chapitre 11 du manuel.

Retour au haut de la page



Que faire lorsqu'un employé quitte définitivement?

Lorsqu'un employé cesse de travailler pour l'entreprise, il faut préparer sa dernière paye. Celle-ci inclut habituellement le solde de vacances à payer. Avant d'ouvrir l'écran de paye, il est important d'aller dans le dossier de cet employé, de cliquer sur l'onglet "Revenus" et de choisir "Cessation d'emploi" pour le genre de paye de vacances. Ainsi, le solde de vacances à payer sera automatiquement affiché dans la colonne "Vacances payées" de l'écran de paye.

Si vous oubliez de sélectionner "Cessation d'emploi" pour le genre de paye de vacances et que vous entrez directement le montant dans la colonne "Vacances payées", le logiciel assumera alors qu'il s'agit d'un montant de vacances annuelles. Dans ce cas, même après ce paiement final, il restera un solde de vacances car le logiciel aura calculé un montant de vacances sur le salaire brut total, incluant la paye de vacances (tel qu'indiqué par la Loi sur les normes du travail au Québec).

Heureusement, même si vous faites ce genre d'erreur et que cet employé a déjà encaissé sa paye, VSPS vous permet de radier ce solde de vacances. Il suffit d'aller dans le rapport "Détail des vacances à payer pour un employé" et d'inscrire, à la dernière période, dans la colonne "Ajustement", ce solde mais en négatif. Pour plus d'informations sur ce rapport, veuillez consulter le chapitre 13 du manuel.

Par ailleurs, une fois que l'on a complètement fini de traiter la paye de cette période, si on le désire, on peut aller dans le dossier de cet employé et sélectionner "Oui" dans la case "Terminé". Ainsi, cet employé ne sera plus affiché dans l'écran de paye. Cependant, avant de sélectionner "Oui" dans la case "Terminé", veuillez vous assurer que vous avez vraiment effectué toutes les étapes du traitement de cette période de paye (report dans la base de données, impression des chèques, impression des rapports et s'il y a lieu, exportation des écritures comptables).

Enfin, en ce qui concerne la préparation du Relevé d'emploi (RE), veuillez consulter le chapitre 13 du manuel.

Retour au haut de la page



Comment procéder pour l'impression des feuillets T4 et du Sommaire T4?

Tout d'abord, avant de lancer l'impression des feuillets T4, il est toujours préférable d'aller dans le dossier des employés et de s'assurer que les noms et adresses des employés sont exacts et complets.

Ensuite, à partir de l'écran principal de VSPS, il faut cliquer sur "Rapports" et sélectionner "Déductions à la source et contributions d'employeur au Fédéral". Dans ce rapport, pour chacune des périodes de versement, il faut s'assurer d'avoir inscrit le paiement dans la colonne "Remise versée" sinon il y aura un solde à payer (qui n'est pas réel) dans le Sommaire T4...

Pour l'impression des feuillet T4

Dans l'écran du Rapport T4, lorsque l'on clique sur le bouton "Imprimer", l'écran d'impression est affiché. Dans cette fenêtre, il faut tout d'abord indiquer si on désire imprimer les feuillets ou encore le Sommaire T4.

Ensuite, pour l'impression des feuillets T4, si on le désire, on peut sélectionner les employés en cochant la case de chacun de ces employés dans la colonne "Sélect". Il faut aussi choisir le type d'impression, soit un ou deux employés par feuille.

Notons que pour les feuilets T4 à remettre aux employés, il faut choisir "1 employé par feuille (2 copies)" car chaque employé doit avoir deux feuillets T4. Ainsi, il faut remettre, à chaque employé, une feuille contenant deux copies de son feuillet T4 et lui remettre une feuille d'instructions pour les cases du T4 (imprimée automatiquement par VSPS).

En ce qui concerne les feuillets T4 à envoyer à Revenu Canada avec le Sommaire T4, on doit toujours choisir le format de deux noms d'employés différents par feuille. Selon ce format, comme il se doit, le logiciel imprime le numéro d'entreprise (NE) sur les feuillets.

Les feuillets T4 produits par VSPS sont autorisés par Revenu Canada. Il s'agit de les imprimer sur du papier blanc. Cependant, vous devez vous assurer d'utiliser la dernière mise à jour de VSPS (habituellement disponible en janvier suivant la fin de l'année). D'ailleurs, lors de l'impression du feuillet T4, le numéro débutant par "RC-" doit être suivi des 2 derniers chiffres de l'année (par exemple, pour 2018, "RC-18-...").

Dans l'écran d'impression, il y a également un bouton pour créer les feuillets (copies des employés) en format pdf. Il est important de noter qu'un employeur est autorisé à distribuer le feuillet T4 d'un employé par courriel mais seulement avec le consentement écrit de cet employé. De plus, en cliquant sur le bouton "Envoyer courriels", il est même possible de transmettre aux employés sélectionnés les feuillets T4 en format pdf par courriel.

 

Pour le Sommaire T4

Par ailleurs, en cliquant sur l'onglet "Sommaire", le logiciel affiche les informations pour le formulaire Sommaire T4. Vous pouvez imprimer ce Sommaire T4 sur du papier blanc car il est conforme aux normes de Revenu Canada. Ainsi, il s'agit de signer ce Sommaire T4 et de le transmettre à Revenu Canada avec une copie des feuillets T4.

Si l'entreprise a plus de 50 employés, un bouton sera affiché pour créer un fichier contenant les feuillets T4 en format XML. Vous devez envoyer à Revenu Canada ce fichier (et non pas une copie des feuillets T4 sur papier car le Ministère les refusera étant donné qu'il y a plus de 50 employés). Si c'est votre cas, vous pouvez nous contacter.

Si vous faites parvenir à Revenu Canada vos feuillets T4 en format XML, vous ne devez pas envoyer à Revenu Canada le Sommaire T4 car le fichier XML contient ces informations.

Enfin, si vous avez moins de 51 employés, il est tout de même possible de faire afficher le bouton servant à créer un fichier contenant vos feuillets T4 en format XML. Pour ce faire, dans l'écran principal, il faut cliquer sur l'icône "Entreprise", cliquer sur l'onglet "Divers" et inscrire le mot "XML" sur la dernière ligne de notes.

 

Vous pouvez consulter le guide T4 en cliquant sur le lien suivant:

Guide T4 (rc4120-18f).pdf
 
Retour au haut de la page



Comment procéder pour l'impression des feuillets Relevé 1 et du Sommaire 1?

Tout d'abord, avant de lancer l'impression des feuillets Relevé 1, il est toujours préférable d'aller dans le dossier des employés et de s'assurer que les noms et adresses des employés sont exacts et complets.

Ensuite, à partir de l'écran principal de VSPS, il faut cliquer sur "Rapports" et sélectionner "Déductions à la source et contributions d'employeur au Québec". Dans ce rapport, pour chacune des périodes de versement, il faut s'assurer d'avoir inscrit le paiement dans la colonne "Remise versée" sinon il y aura un solde à payer (qui n'est pas réel) dans le Sommaire 1...

Pour l'impression des feuillet Relevé 1

Dans l'écran du Rapport Relevé 1, lorsque l'on clique sur le bouton "Imprimer", l'écran d'impression est affiché. Dans cette fenêtre, il faut tout d'abord indiquer si on désire imprimer les feuillets ou encore le Sommaire 1.

Ensuite, pour l'impression des feuillets Relevé 1, si on le désire, on peut sélectionner les employés en cochant la case de chacun de ces employés dans la colonne "Sélect".

Il faut remettre, à chaque employé, la feuille sur laquelle il y a les explications des cases. D'ailleurs, sur cette feuille on y retrouve aussi une copie de son feuillet Relevé 1 (copies # 2). Donc, l'employeur ne remet qu'une seule copie de Relevé 1 à l'employé car la plupart des déclarations d'impôts sont maintenant produites par internet.

Concernant la copie # 1 (feuille avec le grand code à barres), celle-ci doit être envoyée à Revenu Québec).

Les feuillets Relevé 1 produits par VSPS sont autorisés par Revenu Québec. Il s'agit de les imprimer sur du papier blanc. Cependant, vous devez vous assurer d'utiliser la dernière mise à jour de VSPS (habituellement disponible en janvier suivant la fin de l'année). D'ailleurs, lors de l'impression du feuillet Relevé 1, le numéro débutant par "FS" doit être suivi des 2 derniers chiffres de l'année (par exemple, pour 2018, "FS18...").

Dans l'écran d'impression, il y a également un bouton pour créer les feuillets (copies des employés) en format pdf. Il est important de noter qu'un employeur est autorisé à distribuer le feuillet Relevé 1 d'un employé par courriel mais seulement avec le consentement écrit de cet employé. De plus, en cliquant sur le bouton "Envoyer courriels", il est même possible de transmettre aux employés sélectionnés les feuillets Relevé 1 en format pdf par courriel.

 

Pour le Sommaire 1

Par ailleurs, dans l'écran de Relevé 1 de VSPS, en cliquant sur l'onglet "Sommaire", le logiciel affiche les informations pour le Sommaire Relevé 1. Si la version est autorisée (selon les explications du paragraphe précédent écrit en rouge), vous pouvez imprimer ce Sommaire Relevé 1 sur du papier blanc car il est conforme aux normes du Ministère. Ainsi, il s'agit de signer ce Sommaire et de le transmettre à Revenu Québec avec une copie des feuillets Relevé 1.

Si l'entreprise a été vendue ou a cessé ses activités et que vous devez émettre un Sommaire 1 durant l'année, si la version autorisée n'est pas encore disponible, VSPS imprimera la feuille de travail servant à remplir le formulaire Sommaire Relevé 1. Vous pouvez imprimer cette feuille mais contrairement au feuillet Relevé 1, il ne s'agit pas du formulaire officiel à envoyer à Revenu Québec avec les copies 1 des feuillets Relevé 1.

En effet, il est important de noter que dans ces circonstances, il faut remplir le Sommaire Relevé 1 temporaire (RLZ-1.ST) en utilisant le formulaire de format pdf disponible sur le site web de Revenu Québec.

Si l'entreprise a plus de 50 employés, un bouton sera affiché pour créer un fichier contenant les feuillets Relevé 1 en format XML. Vous devez envoyer à Revenu Québec ce fichier (et non pas une copie des feuillets sur papier car le Ministère les refusera étant donné qu'il y a plus de 50 employés). Si c'est votre cas, vous pouvez nous contacter.

Même si vous faites parvenir à Revenu Québec vos feuillets Relevé 1 par internet (en format XML), vous devez aussi envoyer à Revenu Québec le Sommaire 1 car le fichier XML ne contient pas ces informations.

Pour pouvoir produire le fichier en format XML, vous devez avoir un numéro de préparateur (NP suivi de 6 chiffres). Si vous n'avez pas de numéro de préparateur, vous devez remplir le formulaire ED-430 disponible sur le site web de Revenu Québec. Pour de plus amples informations, veuillez contacter Revenu Québec.

Enfin, si vous avez moins de 51 employés, il est tout de même possible de faire afficher le bouton servant à créer un fichier contenant vos feuillets Relevé 1 en format XML. Pour ce faire, dans l'écran principal, il faut cliquer sur l'icône "Entreprise", cliquer sur l'onglet "Divers" et inscrire le mot "XML" sur la dernière ligne de notes.

 

Pour le calcul de la cotisation à la CNT (ce montant est inclus dans le Sommaire 1), vous pouvez cliquer sur le lien suivant:

le-39.0.2 (FRANCAIS 2018).pdf
 

Vous pouvez aussi consulter le guide Relevé 1 en cliquant sur le lien suivant:

Guide Rel 1 2018 rl-1.g(2018-10).pdf
 

Autres directives de Revenu Québec:

IN-412.A (2018-10) Renseignements pour l'utilisateur d'un logiciel.pdf
 
Retour au haut de la page



Quelle est la meilleure façon pour faire une copie de sauvegarde des données de payes?

Les informations relatives aux payes d'une entreprise sont sauvegardées dans une base de données qui porte l'extension ".DL7". Ce fichier est créé par VSPS et son nom est composé du nom de l'entreprise suivi de "xx.DL7" (xx représentant les 2 derniers chiffres de l'année). Par exemple, si l'entreprise s'appelle "Ma compagnie Inc.", le nom de la base de données de 2019 sera alors "Ma compagnie Inc.19.DL7".

Ce fichier se trouve dans le répertoire où fut installé le logiciel, par défaut, C:\VSPS aaaa (aaaa représentant l'année). Comme ce répertoire contient également des sous-répertoires de données, pour faire une copie de sauvegarde, il est toujours préférable de copier le répertoire au complet.

* Pour ce faire, il est à conseiller d'utiliser l'Explorateur Windows (pour plus de détails, voir les notes ci-dessous).

Il est primordial de faire régulièrement des copies de sauvegarde du répertoire VSPS sur un CD, clé USB ou tout autre support externe. L'idéal est de préserver ces copies de sauvegarde dans un endroit différent pour prévenir la perte de ces données en cas d'incendie, de vol, etc.

Explorateur Windows

L'Explorateur Windows permet de voir le contenu de l'ordinateur et de faire toutes sortes d'opérations (rechercher, copier, coller, renommer, etc). Cet utilitaire est inclus dans n'importe quel système d'exploitation Windows. Pour y accéder (sauf si vous avez Windows 8 ou 10), il suffit de cliquer successivement sur:

Démarrer -> Programmes (ou Tous les programmes) -> Accessoires -> Explorateur Windows

A noter que depuis Windows 7, il y a un raccourci sur le bureau pour l'Explorateur Windows (chemise jaune au bas de l'écran à gauche).

Une fois dans l'Explorateur Windows, il faut tout d'abord cliquer sur Ordinateur (ou Poste de travail si Windows XP). Ceci se trouve dans la partie de gauche de l'écran. Le but est de voir le disque C ainsi que les autres unités de disques. Par la suite, on peut naviguer jusqu'à l'endroit désiré.

Par exemple, pour copier un répertoire, il suffit de positionner la souris au dessus de ce répertoire, de cliquer une fois sur le bouton de droite de la souris et de sélectionner dans le menu Copier. Ensuite, il faut cliquer sur la cible, soit l'emplacement où l'on désire mettre une copie (par exemple, sur une clé USB). Finalement, il s'agit de positionner la souris au dessus de cette cible, de cliquer sur le bouton de droite de la souris et de sélectionner dans le menu Coller.

Retour au haut de la page




   
   




Accueil   |   Caractéristiques de VSPS   |   Version d'essai   |   Prix et bon de commande   |   Questions fréquentes   |   Contact

Manuel d'utilisation   |   Télécharger la version complète de VSPS   |   Télécharger la dernière mise à jour de VSPS